政策法规

四川大学国际学术会议管理办法

时间:2019-07-02


为规范各单位举办国际学术会议的申报手续和加强归口管理, 根据上级要求和我校实际情况,特制订本管理办法。

一、在我国境内(不含港澳台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议,可在国际会议报批平台econf.hust.edu.cn预报、申报。(另外,只有2个国家人员参加的会议申报也适用于此平台。)

二、每年9月,各单位通过平台预报下一年度会议计划(包括一般和重大);每年3月,各单位可在平台补报本年度下半年拟举办的一般会议,重大不能补预报。

三、已列入年度计划的会议,按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件:

1、人文社科类:外宾人数100人以上或会议总人数400人以上的会议,必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表。小于此规模的的会议,必须至少在开会前4个月在平台中填写会议申报表。

2、自然科学技术类:外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议,必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表。小于此规模的会议,必须至少在会前4个月在平台中填写会议申报表。

3、外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议(不涉及敏感问题)可不预报会议计划,但必须至少在会前4个月在平台中填写会议申报表。

4、境外非政府组织开展临时活动,中方合作单位应当按照国家规定办理审批手续,并在开展临时活动十五日前向其所在地的省级人民政府公安机关境外非政府组织管理办公室(登记管理机关)备案。(境外非政府组织是指在境外合法成立的基金会、社会团体、智库机构等非营利、非政府的社会组织。境外非政府组织未在中国境内设立代表机构,在中国境内开展临时活动,应当与中国的国家机关、人民团体、事业单位、社会组织合作进行。)

四、获批会议注意事项:

获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如确需更改,须在原定会议时间的前2个月在平台上填写更改会议信息申请。

五、会议举办后提交总结材料要求:

1、会议负责人必须在会议结束后2个月内,在国际会议报批平台将指定格式的总结表(由单位终审办理加盖校章并扫描上传)、会议学术综述(至少3000字)、统计表、重要照片3-5(JPG格式,3500*2500像素) 论文集(1份)、到会国内外代表名单等材料提交到平台。

2、会议照片可包括开幕式,会议代表合影,会场全景,会议发言人,会议重要活动,主席台,闭幕式等,须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

3、国际会议学术综述须述明:

1)会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人,与会中、外宾实到人数(港、澳、台学者列入中方代表),收到中、外论文数,论文集出版情况(注:不要采用答问形式撰写)。

2)会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况,国际上本学科的动向、趋势、水平和评价;

3)与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;收获和成果,对会议学术水平的评价和效益评估,通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距,存在的问题和建议;

4)综述报告由会议学术负责人组织撰写和签名,如以单位名义撰写,署明联系人,联系电话和Email地址。

         

                          国际合作与交流处

                             2019年7月1日